Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Kegiatan penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari kerusakan fisik dan isinya itu sendiri. Rekam medis harus dilindungi dan  dirawat karena merupakan benda yang sangat berharga bagi rumah sakit.

Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, yaitu :

1. sentralisasi

yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.1. Penyimpanan Sentralisasi

KELEBIHAN	KELEMAHAN
1)   dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam medis	1)   perlu waktu dalam pelayanan rekam medis
2)   dapat menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang digunakan	2)   perlu ruangan, alat, dan pegawai yang lebih banyak jika tempat penyimpanan jauh dengan lokasi penggunaan rekam medis
3)   efisiensi kerja petugas
4)   permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saat

1. desentralisasi

yaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis selama pasien dirawat. Rekam medis kunjungan poliklinik disimpan di poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.2. Penyimpanan Desentralisasi

KELEBIHAN	KELEMAHAN
1)   efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan yang lebih cepat	1)   terjadi duplikasi rekam medis sehingga riwayat penyakit terpisah
2)   kerja petugas rekam medis lebih ringan	2)   biaya pengadaan rekam medis lebih banyak
3)   pengawasan terhadap berkas rekam medis lebih ketat karena lingkupnya sempit	3)   bentuk dan isi rekam medis berbeda
	4)   menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan oleh unit lain

Sedangkan sistem penyimpanannya, biasanya dilakukan dengan sistem numerik. Ada tiga sistem numerik dalam penyimpanan berkas rekam medis, yaitu :

1. sistem nomor langsung (straight numerical filling system)

yaitu penyimpanan berkas rekam medis pada secara berurutan sesuai dengan nomor urut rekam medis tersebut. Misalnya :  220910,  220911, 220912,  dan seterusnya.
Kelebihan :
1)   memudahkan dalam pengambilan sejumlah rekam medis dengan nomor yang berurutan dan untuk rekam medis yang tidak aktif lagi
2)   memudahlan dalam melatih petugas penyimpanan rekam medis
Kelemahan :
1)   kesibukan tidak merata, kegiatan tersebuk terjadi pada rak penyimpanan rekam medis dengan nomor terbaru
2)   perlu konsentrasi petugas untuk menghindari kesalahan penyimpanan rekam medis (nomor tertukar)
3)   pengawasan kerapian sukar dilakukan

1. sistem nomor akhir (terminal digit filling system)

yaitu sistem yang menggunakan nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi tiga. Angka pertama terdiri dari dua kelompok  angka yang terletak paling kanan, angka kedua terdiri dari dua kelompok angka yang terletak di tengah, dan angka  ketiga terdiri dari dua angka yang terletak paling kiri. Misalnya :
22                           09                           10
              (angka ketiga)       (angka kedua)      (angka pertama)
                 tertiary digit         secondary digit         primary digit
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. Contoh :
22-09-10
23-09-10
24-09-10
25-09-11
26-09-12
Kelebihan  :
1)   pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan
2)   pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata
3)   kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak
Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.

1. sistem nomor tengah (middle digit)

Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Contoh :
                        22                           09                           10
              (angka kedua)      (angka pertama)   (angka ketiga)


Kelebihan :
1)      memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan
2)      penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir
3)      penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir
4)      petugas  dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah
Kelemahan  :
1)   memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas
2)   terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (Depkes, 1991 : 19)